Etika Menghubungi Dosen: Sopan dalam Berkomunikasi, Nyaman dalam Berinteraksi

Oleh: Su’udin Aziz (Kaprodi PAI Fakultas Tarbiyah Unugiri)

Ada dua hal yang selalu kami sampaikan kepada mahasiswa dan mahasiswi Program Studi Pendidikan Agama Islam (PAI) Universitas Nahdlatul Ulama Sunan Giri (Unugiri). Pertama, kami dari Prodi PAI akan selalu “hadir” untuk kalian. Kedua, kami akan terus menebarkan rahmah atau kasih sayang kepada kalian.

Mengapa kata “hadir” diberi tanda petik? Karena hadir yang kami maksud tidak sebatas keberadaan secara fisik di ruang kerja atau kampus.

Hadir berarti berusaha hadir dalam berbagai persoalan, kebutuhan, dan kendala yang dihadapi mahasiswa selama menjalani proses perkuliahan di Prodi PAI. Salah satu bentuk kehadiran tersebut adalah memberikan respons terhadap pertanyaan, laporan, maupun kebutuhan informasi yang disampaikan mahasiswa melalui WhatsApp.

Kami berkomitmen untuk merespons pesan mahasiswa semampu dan secepat mungkin. Namun, komunikasi yang baik tentu membutuhkan etika dari kedua belah pihak.

Dosen perlu memberikan pelayanan dengan baik, sementara mahasiswa juga perlu memahami cara berkomunikasi yang sopan, efektif, dan menghargai waktu. Karena itu, sebelum menghubungi dosen melalui WhatsApp, perhatikan beberapa hal berikut.

Pertama, perhatikan waktu mengirim pesan. Usahakan menghubungi dosen pada hari dan jam kerja, yakni pukul 08.00–16.00 WIB. Mengirim pesan pada waktu yang tepat menunjukkan bahwa mahasiswa memahami sekaligus menghargai waktu pribadi dan profesional dosen.

Kedua, gunakan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan sopan. Hindari bahasa gaul, bahasa alay, singkatan yang sulit dipahami, atau kalimat yang terkesan memerintah dan mendesak. Ingat, WhatsApp memang media komunikasi yang praktis, tetapi kesopanan tetap menjadi bagian penting dalam membangun hubungan akademik.

Ketiga, awali pesan dengan sapaan. Bagi mahasiswa muslim, awali dengan “Assalamu’alaikum” secara lengkap, bukan disingkat. Bagi mahasiswa nonmuslim, dapat menggunakan sapaan seperti “Selamat pagi” atau “Selamat siang”. Sapaan sederhana menjadi pembuka komunikasi sekaligus menunjukkan penghormatan kepada orang yang menerima pesan.

Keempat, perkenalkan identitas secara jelas. Tuliskan minimal nama dan NIM pada awal pesan. Jangan berasumsi bahwa dosen akan langsung mengenali nomor WhatsApp mahasiswa.

BACA JUGA: PAI Unugiri, Prodi Terfavorit di Bojonegoro

Dosen dan civitas akademika bukanlah phonebook berjalan yang mampu mengingat seluruh nomor mahasiswa. Dengan mencantumkan identitas, mahasiswa justru membantu dosen memahami siapa yang sedang berkomunikasi dan persoalan apa yang hendak disampaikan.

Kelima, sampaikan keperluan secara jelas dan singkat. Hindari mengirim pesan yang terlalu panjang tanpa struktur yang jelas. Sampaikan pokok persoalan secara langsung, lengkap dengan informasi yang memang diperlukan. Pesan yang ringkas, jelas, dan terarah akan lebih mudah dipahami sekaligus mempercepat dosen memberikan respons atau solusi.

Keenam, tutup pesan dengan ucapan terima kasih dan permohonan maaf. Misalnya, mahasiswa dapat mengakhiri pesan dengan kalimat, “Mohon maaf mengganggu waktunya, Pak/Bu. Terima kasih atas perhatian dan bantuannya.” Ungkapan tersebut bukan berarti mahasiswa lebih rendah daripada dosen, tetapi merupakan bentuk penghormatan dan kesantunan dalam komunikasi akademik.

Di balik etika komunikasi tersebut, terdapat prinsip kedua yang selalu kami pegang, yaitu “rahmah”. Rahmah berarti kasih sayang. Bagi Prodi PAI, pelayanan kepada mahasiswa tidak boleh dibangun atas dasar membedakan latar belakang.

Selama seseorang tercatat sebagai mahasiswa Prodi PAI dan membutuhkan pelayanan akademik, kami berusaha memberikan bantuan dengan sepenuh hati dan penuh kasih sayang.

Inilah salah satu nilai yang kami pelajari dari ajaran para nabi: menghadirkan kasih sayang dalam melayani sesama. Karena itu, kami memiliki prinsip sederhana: “Melayani adalah prioritas, jabatan hanyalah tugas.” Jabatan merupakan amanah yang memiliki batas waktu, sedangkan pelayanan dan kemanfaatan bagi mahasiswa harus terus diupayakan.

Setiap mahasiswa dan mahasiswi Prodi PAI yang menghubungi kami melalui WhatsApp akan kami upayakan untuk mendapatkan respons sesegera mungkin. Tentu, terdapat pengecualian untuk pesan yang bersifat spam, pertanyaan yang sebelumnya sudah dijelaskan, atau pesan yang tidak memiliki kepentingan akademik maupun kelembagaan.

Pada akhirnya, komunikasi yang baik bukan hanya tentang seberapa cepat pesan dibalas, tetapi juga tentang bagaimana pesan disampaikan. Mahasiswa yang mampu berkomunikasi dengan sopan telah menunjukkan bagian dari karakter akademiknya.

Sebaliknya, Prodi PAI berkomitmen menjadikan rahmah sebagai modal utama dalam memberikan pelayanan: mendengarkan, merespons, dan sebisa mungkin menghadirkan solusi terbaik bagi mahasiswa.

Mari membangun budaya komunikasi akademik yang saling menghormati: mahasiswa menyampaikan dengan santun, dosen merespons dengan rahmah. Sebab kampus bukan hanya tempat belajar ilmu, tetapi juga tempat belajar menjadi manusia yang beradab.

Editor: UR